Комплаєнс "на пальцях": з чого почати його впровадження у своїй компанії

Ви: вирішили формувати відповідальну поведінку та бізнес-безпеку в компанії.

Ми: розповідаємо, яких заходів вжити для запровадження стандартів комплаєнсу та як зробити перші кроки у цьому напрямку.

Які передумови і хто має ініціювати використання комплаєнсу 

Простіше кажучи, як зрозуміти, що настав час.

Суворих правил щодо термінів запровадження комплаєнс-практик не існує, все залежить від конкретної компанії та ситуації. Проте загалом правильніше сприймати це як точку відліку, з якої бізнес переходить новий рівень безпеки та усвідомленості по відношенню до контрагентів. 

Критеріями можуть бути такі імпульси:

• зростання кількості контрагентів та угод, бажання впорядкувати роботу з ними;

• прагнення контролю бізнес-процесів незалежно від кількості контрагентів;

• вихід на нові ринки, особливо закордонні;

• співпраця з провідними компаніями, для яких комплаєнс – обов'язкова умова роботи.

При цьому треба усвідомлювати, що використання комплаєнсу в компанії в ідеалі має відштовхуватися не тільки від ймовірності ризиків. Навіть якщо ризик видається мінімальним, ваше рішення залежить від відчуття відповідальності перед партнерами, клієнтами та співробітниками.

Щодо ініціативи, то натхненником запровадження комплаєнсу може стати будь-який співробітник компанії. Але найчастіше ідея і спонукання походять від керівника або топ-менеджменту, що володіє відповідним світоглядом, діловою ерудицією та стратегічним мисленням.

З яких етапів складається впровадження комплаенсу 

Аудит та оцінка ризиків – перший, навіть підготовчий етап. Це дозволить виявити недобросовісні практики на старті.

На основі даних, отриманих під час попередніх кроків, складається карта ризиків. У ній вказуються ступені ймовірності тих чи інших ризиків, і навіть можливі види збитків для підприємства.

Після створення "картини" ризиків займіться розробкою документів для організації бізнес-процесів з урахуванням комплаєнс-вимог. Найчастіше ключовим документом стає, умовно,  Кодекс ділової поведінки, який містить загальні принципи вашої діяльності. Туди можуть входити правила поведінки співробітників, підходи компанії до співпраці з учасниками корупційних скандалів, критерії сумлінного контрагента та багато іншого. 

Додаткові інструкції стосуються протидії корупції, конкуренції, захисту інформації – тобто тих сфер, де ризики компанії є найбільш суттєвими.

Головне правило розробки та запровадження таких правил – вони не повинні порушувати закони. Суворих вимог щодо складу пакету документів не існує (принаймні, в Україні).

Коли документація готова, можна розпочинати навчання співробітників. Щоб дотримуватися комплаєнсу, кожен у компанії повинен знати встановлені правила та наслідки їхнього порушення.

Також для контролю деякі компанії створюють гарячі лінії для повідомлень про порушення, щоб кожен міг анонімно повідомити про порушення комплаєнсу на кшталт хабара, змови, шпигунства.

Яка кількість працівників мають займатися впровадженням комплаєнсу? Чи є для цього конкретні посади?

Рішення залежить від розміру колективу та особливостей господарської діяльності. Згідно з дослідженням KPMG, зазвичай чисельність підрозділу комплаєнсу обмежується 2-5 співробітниками (50% опитаних компаній) або 1 співробітником (35% компаній). Тільки 15% компаній доручили комплаєнс-перевірку понад десяти менеджерам у штаті.

81% респондентів зізналися, що перевіркою контрагентів у них займається лише один підрозділ. І в більшості компаній у цій ролі виступає підрозділ безпеки (34%).

У 17,5% опитаних компаній за перевірку контрагентів відповідає спеціалізований підрозділ комплаєнсу, а 13,5% доручили це юридичному департаменту.

Але в 15% компаній збирання та аналіз інформації про контрагентів паралельно або послідовно виконують різні підрозділи. Зазвичай це юридичний та фінансовий відділи, підрозділ комплаєнс та служба безпеки.

Якщо фінансові або кадрові ресурси компанії обмежені, що варто поставити у пріоритет при впровадженні комплаєнсу

Почніть із порядку в роботі з чинними партнерами. Далі – орієнтуйтесь на актуальні завдання та застосовуйте стандарти комплаєнсу при укладанні нових контрактів.

Ми зібрали підбірку статей про ризик-фактори в бізнесі. Використовуйте її в роботі з контрагентами.

Які інструменти комплаєнсу використовувати насамперед

Інструментами можна назвати практичні методи: документи, чеклісти, інструкції, про які йшлося вище. Щодо технічних інструментів, то варто звернути увагу на методи автоматичного оброблення інформації. Чим більше даних ви використовуєте – тим більше причин доручити їхню обробку, аналіз, інтерпретацію та адаптацію штучному інтелекту, щоб мінімізувати людський фактор та прискорити виконання рутинних завдань.

Компанії, що впроваджують комплаєнс, поступово автоматизують пов'язані з ним процедури. Ви можете приєднатися до найпрогресивніших (і таким чином ефективніших) з них, застосовуючи автоматизовані рішення для управління комплаєнс-ризиками від YouControl: автоматичний Експрес-аналіз, FinScore, MarketScore та Кредитний ліміт.

Які проблеми можуть виникнути під час впровадження комплаєнсу

Для більшості компаній, особливо малих, основна складність полягає у пошуку ресурсів для забезпечення комплаєнсу, зокрема ресурсів людських, тобто фахівців.

Також введення комплаєнс-стандартів на практиці може уповільнитися через пояснення їхньої сутності та необхідності співробітникам, для яких це нові обов'язки та, можливо складності.

Однак це зовсім не привід дивитися на комплаєнс крізь пальці або вводити його виключно формально, "для галочки". Тому що комплаєнс – це насправді:

• Захист від фінансових та репутаційних ризиків;

• Говорить про прозорість бізнесу. Це свідчення законослухняності фірми, прозорості її бухгалтерії та звітності;

• Доказ відповідальності перед державними органами;

• Показник високого рівня корпоративної культури та професіоналізму.

📌 За результатами всесвітнього дослідження економічних злочинів та шахрайства, найбільше збитків компаніям завдають зовнішні фактори – у 41% випадків шахрайство походило від контрагентів, конкурентів та інших джерел за межами компанії. Друге місце займають внутрішні загрози – (співробітники особисто або у змові з третьою стороною.

Захист від ризиків та збитків ефективний, якщо будується комплексно, з урахуванням максимуму доступних даних та практик. Мета YouControl – надати вам оптимальну систему інструментів для глибокої аналітики власної діяльності та контрагентів. Але важливе рішення та його систематичне втілення – справа рук самих компаній, які прагнуть стабільної, успішної та чесної роботи.