Report about error or idea
YouControl
logo youcontrol
ENG
youcontrol youcontrol
0 800 309 077
Free call

Register and check 10 companies for free, or get a phone consultation by calling us at 0 800 309 077.

Заходи компанії щодо посад з підвищеним рівнем ризику (вище низького)
20 min

Заходи компанії щодо посад з підвищеним рівнем ризику (вище низького)

 

Всі посади, яким за результатами оцінки корупційних ризиків встановлено більш ніж низький рівень ризику, потребують додаткової уваги з боку комплаєнс функції.

1. Перевірки при наймі та переведені працівників

Насамперед треба бути достатньо обачливим при проведені заходів комплаєнс щодо перевірки кандидатів на такі посади як при наймі, так і при переведені.

Під час проведення таких заходів комплаєнс (додатково див. уроки курсу "Комплаєнс персоналу", "Управління ризиками конфлікту інтересів"), треба впевнитись наскільки такий найм або переведення є доцільним та доречним, та що такі кандидати будуть дотримуватись вимог комплаєнс політики та системи комплаєнс вцілому.

Для цього під час перевірки кандидата компанія, зокрема, може, на скільки це можливо, вжити наступні дії:

а) обговорити з кандидатом політику комплаєнс компанії на співбесіді та спробувати сформувати думку щодо того, чи він/вона розуміє і приймає важливість її дотримання;

б) перевірити наскільки точно відповідає кваліфікація кандидата посаді;

в) отримати рекомендації попередніх роботодавців кандидата;

г) перевірити наявність у відкритих джерелах інформації, яка може вказувати на причетність кандидата до хабарництва;

д) перевірити, чи не пропонується робота у компанії в обмін на неналежне сприяння компанії кандидатом на попередньому місці роботи;

е) перевірити, що метою працевлаштування не є забезпеченням лояльності (неналежного сприятливого ставлення) до компанії;

є) перевірити зв’язки з державними службовцями.

 

Приклади ситуацій щодо перевірки кандидатів:

- погодження працівника, який є кандидатом на переведення на посаду з підвищеним рівнем ризику, та щодо якого існують записи про невиконання або порушення процедур комплаєнс, в більшості випадків буде недоцільним;

- або ситуація, коли щодо основного або єдиного кандидата на щойно створену посаду консультанта керівника компанії у відкритих джерелах знайдено інформацію про причетність особи до корупційних оборудок (кримінальна справа відсутня), а сама особа відмовляється надавати будь-які пояснення;

- або особа, яка раніше працювала лише у державних компаніях та згідно реєстрів має значні статки, є кандидатом на посаду працівника відділу закупівель. При цьому середнього доходу, який може отримати особа на цій посаді, не вистачить на утримання статків кандидата;

Такі приклади виявленої інформації щодо кандидатів на посади викликають обґрунтований сумнів що такі кандидати будуть дотримуватись антикорупційних процедур компанії.

 

2. Комплаєнс контроль стимулюючих елементів заохочення працівників

Окрім зовнішніх факторів, які можуть стимулювати працівників до вчинення корупційних порушень, є також і внутрішні. Зокрема, серед таких факторів передусім слід виділити такі процеси компанії, як:

  • виплату працівникам бонусів, премій;
  • встановлення цільових показників;
  • інші стимулюючі елементи винагороди;
  • оцінку персоналу;
  • просування по службі.

 

Тому, якщо в компанії впроваджені стимулюючі елементи, вище перелічені процеси щодо посад з підвищеним рівнем ризику треба періодично переглядати для переконання, що існують достатні гарантії, що не буде здійснюватися заохочення корупції.

Наприклад:

- якщо керівник отримує премію, розмір якої залежить від суми підписаних компанією контрактів, він може спокуситись до підкупу або залучити посередника та «закрити очі» щодо передачі хабаря, з метою забезпечити підписання контракту;

- якщо працівника може бути звільнено за недосягнення досить агресивних цілей продажів, результат може бути як і в першому прикладі.

Тому буде доцільним включити представників комплаєнс функцій в перелік осіб, які приймають участь в перегляді процедур компанії щодо преміювання та/або встановлення цільових показників, або отримувати погодження функції комплаєнс до їх впровадження або зміни.

Але з іншого боку такі стимулюючі елементи можуть бути використанні і для спонукання працівників дотримуватись вимог комплаєнс компанії. Як приклад, щодо таких посад та керівників вищої та середньої ланки, може бути встановлено цільовий показник (KPI), – «відсутність порушень процедур та політики комплаєнс, які впроваджено в компанії», та який може мати певну вагу при визначені розміру премії.

 

3. Комплаєнс декларування (сертифікація)

Ще одним з заходів комплаєнс щодо посад з підвищеним ризиком є декларування. При цьому таке декларування не слід плутати з декларуванням, яке здійснюють державні посадові особи, надаючи інформацію щодо майнового стану та іншу особисту інформацію.

Даний захід з декларування передбачає надання працівниками письмових підтверджень щодо їх дотримання антикорупційної політики компанії, шляхом заповнення опитувальників. Тому для уникнення зайвих плутанин з боку працівників щодо назви, цей процес можна також назвати сертифікацією.

Періодичність проведення декларування, як правило, один раз на рік. Але в деяких ситуаціях функція комплаєнс може вирішити проводити декларування більше одного разу на рік, наприклад: якщо виявлено факти корупції за якими ведеться внутрішнє та/або зовнішнє розслідування, в компанії за результатами проведення анонімного опитування низька комплаєнс культура, та інші.

В процес опитування слід включити:

  • працівників на посадах з підвищеним рівнем ризику;
  • вище керівництво компанії;
  • осіб керівного органу компанії;
  • працівників функції комплаєнс.

При цьому декларування може бути як самостійним процесом, стосуватись лише системи антикорупційного комплаєнс, так і компонентом більшого процесу комплаєнс декларування (наприклад, додатково включати питання щодо інсайдерської торгівлі).

Як приклад, у опитувальнику комплаєнс декларування можна використовувати наступні питання:

  1. Чи знайомі Ви з Кодексом поведінки, комплаєнс політикою компанії, застосовного антикорупційного законодавства та їх вимогами.
  2. Чи підтверджуєте Ви що згодні з їх вимогами та дотримуєтесь них.
  3. Якщо Ви відповіли «ні» на будь-яке з питань вище прокоментуйте відповідь.
  4. Чи виникали у Вас ситуації конфлікту особистих інтересів з інтересами Компанії за час роботи у компанії.
  5. Якщо Ви відповіли «так» прокоментуйте відповідь.
  6. Чи відомо Вам про випадки порушень Кодексу поведінки, комплаєнс політики компанії, застосовного антикорупційного законодавства працівниками компанії.
  7. Якщо Ви відповіли «так» на попереднє питання, чи повідомляли Ви про це своєму керівнику або на Гарячу лінію.
  8. Якщо Ви відповіли «ні» на попереднє питання, прокоментуйте свою відповідь.
  9. Чи доводилось Вам давати хабар в будь-якій формі державному службовцю або співробітнику державної/комунальної компанії під час виконання своїх посадових обов’язків.
  10. Якщо Ви відповіли «так» на попереднє питання, прокоментуйте свою відповідь.
  11. Чи доводилось Вам давати хабар в будь-якій формі представнику контрагента компанії з метою збереження, розвитку або встановлення відносин між компанією та таким контрагентом.
  12. Якщо Ви відповіли «так» на попереднє питання, прокоментуйте свою відповідь.
  13. Чи є Ви або були протягом попередніх 12 місяців державною посадовою особою або є поєднаними з будь-якими органами, установами державної влади (наприклад, на підставі цивільного договору).
  14. Якщо Ви відповіли «так» на попереднє питання, прокоментуйте свою відповідь.
  15. Чи займає хто-небудь з членів Вашої родини та/або близьких родичів посаду в державних органах або організації, .що здійснюють регуляторні, контрольні, наглядові, дозвільні та подібні функції по відношенню до компанії.
  16. Якщо Ви відповіли «так» на попереднє питання, прокоментуйте свою відповідь.
  17. Чи отримували Ви пропозиції від постачальників або конкурентів компанії щодо отримання особистої матеріальної вигоди?
  18. Якщо Ви відповіли «так» на попереднє питання, чи використали Ви таку пропозицію.
  19. Якщо Ви відповіли «так» на попереднє питання, прокоментуйте свою відповідь та вкажіть від яких постачальників або конкурентів.
  20. Чи пропонували Вам контрагенти компанії подарунки та/або запрошення на будь-які розважальні заходи з метою вплинути на прийняття Вами рішення при виконанні посадових обов'язків в Компанії.
  21. Якщо Ви відповіли «так» на попереднє питання, чи прийняли Ви такі подарунки та/або запрошення.

 

В великих або компаніях середнього розміру проведення заходів, які включають або можуть включати в себе опитування працівників, потребує значних ресурсів від комплаєнс функції на збирання та подальшу обробку форм опитувальників. Такими процесами, зокрема, є комплаєнс декларування (сертифікація) та процес оцінки комплаєнс ризиків.

Якщо працівники компанії мають корпоративні електроні поштові скриньки такі процеси можна частково спростити шляхом збирання опитувальників в електронній формі та здійснити вивантаження відповідей до бази даних для їх зручної обробки.

За посиланням буде наведено покрокову інструкцію зі створення форми опитувальника та бази даних, яка дозволить консолідувати всі відповіді опитувальників у таблиці для зручної їх обробки. При цьому такий інструмент не потребує значних витрат від компанії оскільки буде використано офісні програми MS Word®, MS Access® та MS Excel®.

 

Автор уроку: Станіслав Однороб, керівник напрямку комплаєнс, BLex Consulting

Отримайте знання від кращих експертів на ринку
Реєстрація в академії
Add "YouControl" app to your home screen
Press load -> ‘Add to Home Screen’