Report about error or idea
YouControl
logo youcontrol
ENG
youcontrol youcontrol
0 800 309 077
Free call

Register and check 10 companies for free, or get a phone consultation by calling us at 0 800 309 077.

Управління ризиками конфлікту інтересів
20 min

Управління ризиками конфлікту інтересів

На сьогоднішній день практично кожен великий бізнес в Україні, як міжнародний так і національний, так чи інакше намагається управляти ризиками, пов’язаними із ситуаціями конфлікту інтересів. Чому? Тому що власники та менеджмент чудово розуміють наслідки від реалізації таких ризиків – від погіршення мікроклімату в колективі до організації шахрайських схем та, як наслідок – прямих фінансових і репутаційних втрат.

Тож, спробуємо розібратись у тому що таке конфлікт інтересів, якими бувають його види та як управляти відповідними ризиками всередині компанії.

 

Що таке конфлікт інтересів?

Якщо спробувати дати визначення максимально простими словами, то конфлікт інтересів в корпоративній сфері – це конфлікт між обов’язком працівника діяти добросовісно і розумно в інтересах компанії в цілому та приватними інтересами працівника або його афілійованих осіб (маються на увазі особи, щодо яких працівник може бути необ’єктивним у прийнятті ділових рішень).

 

Види конфлікту інтересів

Закон України про запобігання корупції визначає два види конфлікту інтересів: реальний та потенційний.

Потенційний конфлікт інтересів – у особи наявний приватний інтерес у сфері, в якій вона виконує свої службові чи представницькі повноваження, що може вплинути на об’єктивність чи неупередженість прийняття нею рішень, або на вчинення чи невчинення дій під час виконання зазначених повноважень.

Реальний конфлікт інтересів – суперечність між приватним інтересом особи та її службовими чи представницькими повноваженнями, що впливає на об’єктивність або неупередженість прийняття рішень, або на вчинення чи невчинення дій під час виконання зазначених повноважень.

Тобто, якщо спростити, то різниця між потенційним та реальним конфліктом інтересів у тому, що потенційний – тільки може впливати на об’єктивність, а реальний – вже впливає.

 

Управління ситуаціями конфлікту інтересів

Для побудови ефективної системи управління ризиками конфлікту інтересів варто розуміти, що конфлікт інтересів може виникати між працівниками компанії, а також – між працівником та зовнішніми особами (наприклад, юридичними особами, ФОПами тощо). Різні ситуації потребують різних способів їх врегулювання. 

Найтиповішими ситуаціями конфлікту інтересів, які зустрічаються у компаніях, є наступні:

  • Безпосереднє або опосередковане адміністративне підпорядкування між працівником та його афілійованою особою
  • Безпосереднє функціональне підпорядкування між працівником та його афілійованою особою
  • Участь працівника в щорічній оцінці діяльності своєї афілійованої особи, а також участь у прийнятті рішень щодо підвищення, переведення, преміювання, підвищення рівня заробітної плати щодо своєї афілійованої особи
  • Здійснення працівником контролюючих підрозділів своїх посадових повноважень (контролюючих функцій) щодо своїх афілійованих осіб
  • Участь працівника в робочій групі щодо розслідування інциденту, до якого була залучена його афілійована особа
  • Суміщення роботи в юридичній особі, яка є конкурентом чи контрагентом компанії, в якій працює працівник
  • Володіння часткою корпоративних прав у юридичній особі-конкуренті чи юридичній особі, яка є контрагентом компанії, в якій працює працівник
  • Входження до органу управління юридичної особи-конкурента чи юридичної особи, яка є контрагентом компанії, в якій працює працівник
  • Наявність у особи ФОПа, який здійснює господарську діяльність у сфері діяльності компанії, в якій працює така особа
  • Наявність у особи ФОПа, види діяльності якого пересікаються з функціональними обов’язками такої особи.

Далі спробуємо визначити основні інструменти управління ризиками конфлікту інтересів.

 

Нормативна база

Впровадження нормативних документів, які регламентують процес управління ситуаціями конфлікту інтересів, та доведення їх вимог до відома працівників є тим, з чого варто почати, якщо ви будуєте процес в компанії з нуля. До таких документів, зокрема, відносяться кодекс етики та процедура / регламент / політика управління ситуаціями конфлікту інтересів. Варто розуміти, що при створенні подібних документів необхідно зважати на всі особливості бізнесу та колективу, у якому ви працюєте – якщо для вашої компанії тема конфлікту інтересів – це щось нове, то впровадження додаткових обмежень може бути негативно сприйняте колективом і як наслідок – запуск реального процесу буде зустрічати сильний опір. Тож потрібно наперед продумати як правильно провести комунікацію щодо впровадження нормативної бази.

Зазначені документи повинні містити щонайменше наступне: основні поняття та визначення, основні права та обов’язки учасників процесу, типові ситуації конфлікту інтересів, порядок їх врегулювання та обов’язок розкривати такі ситуації, відповідальність за порушення вимог документів тощо. В процесі розробки нормативної бази необхідно залучити усіх учасників процесу в залежності від специфіки компанії (юристів, HR, підрозділ безпеки тощо), а в деяких випадках є доцільним навіть провести фокус-групи серед працівників та зібрати зворотній зв’язок щодо проектів документів перед їх впровадженням. Внутрішні документи повинні встановлювати максимально прозорі та недвозначні правила, які мають бути належним чином доведені до відома колективу компанії – працівники повинні чітко розуміти як діяти у певних ситуаціях, до кого звертатись за консультацією тощо.

 

Ідентифікація ситуацій конфлікту інтересів

Першим етапом, власне, робочого процесу є виявлення ситуацій конфлікту інтересів. Найбільш дієвим способом виявлення ситуацій конфлікту інтересів є, як показує практика, впровадження декларування ситуацій конфлікту інтересів. Його можна і варто здійснювати в наступних процесах:

  • Прийом кандидатів на роботу
  • Переведення працівників з однієї посади на іншу
  • Набуття статусу члена колегіального органу (наприклад, тендерного комітету)
  • Періодичне декларування всіма працівниками
  • Бажання працівника заявити про наявність у нього ситуації конфлікту інтересів поза перерахованими вище процесами.

Перші три пункти можна здійснювати за допомогою спеціальної анкети, яка містить ряд запитань, відповіді на які допоможуть виявити потенційний чи реальний конфлікт інтересів у кандидата чи працівника та завчасно врегулювати такі ситуації. При цьому, компанія сама може вирішити для себе чи необхідно проводити декларування для всіх працівників чи лише для найбільш ризикових позицій – наприклад, лише серед керівників певного рівня. В залежності від можливостей і бажання компанії анкетування можна проводити в електронному вигляді або ж у паперовому. Для впровадження електронної системи декларування можна використати систему дистанційного навчання, облікову систему, внутрішній корпоративний портал тощо.

Деякі фахівці вважають, що добровільне декларування не є ефективним інструментом для виявлення ситуацій конфлікту інтересів. Проте, тут варто розуміти, що компанія не може проводити повноцінні перевірки абсолютно усіх працівників та ще й робити це регулярно, оскільки, інформація у часі має властивість змінюватись. Тому, добровільне декларування – це свого роду компроміс між повноцінною перевіркою та відсутністю будь-якої перевірки. Менше з тим, для того, щоб зробити систему декларування максимально ефективною, потрібно провести сильну комунікаційну кампанію серед працівників та донести до них кілька основних тез:

  • Сама по собі наявність ситуації конфлікту інтересів не є порушенням, порушенням є відмова від своєчасного розкриття такої ситуації
  • Компанія прагне врегульовувати ситуації з урахуванням інтересів працівника
  • Своєчасно врегульовані ситуації конфлікту інтересів у компанії допомагають мінімізувати втрати, позитивно впливають на відносини у колективі та мінімізують у працівників бажання до вчинення порушень, пов’язаних із наявністю таких ситуацій, тобто – зменшують ризики здійснення порушень та притягнення до відповідальності для самих працівників.

Процес буде ефективним тоді, коли працівники є вашими союзниками, а не ворогами.

 

Врегулювання ситуацій конфлікту інтересів

Бажано, щоб оцінкою та врегулюванням потенційних ситуацій конфлікту інтересів займався підрозділ, який може надати об’єктивну оцінку ситуації – не безпосередній керівник працівника чи кандидата або не представник підрозділу з управління персоналом. Це може бути комплаєнс менеджер чи працівник підрозділу безпеки наприклад – тобто людина, яка не має реального інтересу в якомусь конкретному результаті такої оцінки.

Кожна окрема ситуація потребує детального аналізу та індивідуального підходу, проте є основні способи врегулювання ситуацій конфлікту інтересів, які застосовуються найчастіше, а саме:

  • Переведення працівника із підпорядкування його афілійованій особі на іншу посаду
  • Переведення керівника на іншу посаду
  • Заміна особи в процесі щорічної оцінки діяльності
  • Обмеження службових повноважень працівника
  • Прийом / переведення кандидата / працівника в підрозділ, який не знаходиться в сфері контрольних повноважень його афілійованої особи
  • Встановлення для працівника обмежень щодо доступу до конфіденційної інформації
  • Відсторонення працівника від участі в переговорах, закупівлях, та будь-якої іншої взаємодії із визначеним контрагентом
  • Відсторонення працівника від участі у наданні послуг / робіт / товарів визначеному контрагенту
  • Відсторонення визначеного контрагента від участі в процесі закупівлі компанії
  • Введення додаткового контролю (додаткового погодження) за діями працівника.

Іноді зустрічаються ситуації, коли з якихось причин неможливо застосувати жоден із стандартних способів врегулювання ситуацій конфлікту інтересів. В таких випадках можна передбачити можливість прийняття ризику наявності ситуації конфлікту інтересів керівником певного рівня – наприклад, СЕО. Тобто, якщо кандидат має, наприклад, унікальну експертизу та досвід и альтернативи йому немає, можна винести питання його можливого працевлаштування на СЕО компанії, а він вже прийматиме рішення щодо доцільності співпраці із таким кандидатом.

Для прикладу давайте розберемо кілька типових ситуацій конфлікту інтересів.

Приклад 1

Керівник департаменту виробництва компанії А, яка займається машинобудуванням повинен здійснити закупівлю деталей для забезпечення процесу виробництва. В тендері на поставку бере участь компанія Б, яка належить батьку керівника департаменту. В даній ситуації можна застосувати одразу декілька способів врегулювання конфлікту інтересів від радикальних до найбільш м’яких – в залежності від критичності закупівлі та ризик-апетиту компанії:

  • Можна виключити компанію Б з участі у закупівлі
  • Можна відсторонити керівника департаменту компанії А від участі у закупівлі зі сторони компанії
  • Можна ввести додатковий контроль за діями керівника департаменту компанії А (наприклад, зі сторони підрозділу безпеки або СЕО)
  • Можна обмежити повноваження керівника департаменту компанії А в частині прийняття остаточного рішення щодо вибору постачальника
  • Можна прийняти ризик можливих зловживань на рівні, наприклад, СЕО та не здійснювати жодних дій для управління ризиком (якщо неможливо з якихось причин застосувати інші способи врегулювання).

У реальному кейсі на практиці було застосовано третій спосіб врегулювання – введення додаткового контролю з боку керівника працівника, який перебував у ситуації реального конфлікту інтересів.

Приклад 2

В компанію на роботу приймається кандидатка, безпосереднім керівником якої буде її мати. В даному випадку також можливо застосувати кілька способів врегулювання – деякі з них будуть мати лише частковий ефект:

  • Запропонувати кандидатці посаду в іншому підрозділі
  • Перевести керівника на іншу посаду
  • Ввести додатковий контроль зі сторони HR / керівника вищого рівня за підвищенням заробітної плати кандидатки, розміром бонусів, підвищення посади, включення до програм кадрового резерву  тощо
  • Обмежити повноваження керівника щодо прийняття рішень стосовно підвищення заробітної плати, виплати бонусів, підвищення посади, включення до програм кадрового резерву кандидатки тощо 
  • Прийняти ризик можливих зловживань на рівні, наприклад, СЕО та не здійснювати жодних дій для управління ризиком (якщо неможливо з якихось причин застосувати інші способи врегулювання).

У реальному кейсі на практиці, зважаючи на унікальну експертизу та досвід кандидатки, було застосовано третій спосіб врегулювання – введення додаткового контролю з боку незалежного підрозділу. Такий спосіб врегулювання не є прийнятним для всіх компаній, проте в реаліях нашої країни, з огляду на іноді досить вузький ринок праці, не завжди можна вдаватись до радикальних кроків – до повної відмови від співпраці, наприклад.

Тобто, як бачимо, існує достатньо широкий перелік можливих способів для врегулювання ситуацій конфлікту інтересів. Ви можете обирати той, який найбільше підходить до діяльності вашої компанії. Потрібно лише пам’ятати про те, що не всі з перелічених способів забезпечують стовідсотковий risk mitigation. Є компанії, які відмовляють у працевлаштуванні кандидатів лише за фактом наявності у них зареєстрованого ФОП (навіть якщо напрям діяльності такого ФОП взагалі ніяк не пов’язаний із напрямом діяльності компанії або з функціональними обов’язками кандидата). Це неправильно ні з точки зору законності, ні з точки зору управління ризиками конфлікту інтересів – завжди потрібно враховувати інтереси працівника та критично оцінювати реальні ризики, які може в собі нести ситуація конфлікту інтересів для компанії. Наприклад, не варто розглядати ситуацію наявності в умовного спеціаліста з маркетингу медіа-компанії ФОПа, який займається продажом кави – така ситуація нічого спільного із конфліктом інтересів не має. Також не варто аж занадто перейматись тим, що працівник може використовувати оплачений йому робочий час для розвитку власного бізнесу – це в першу чергу проблема безпосереднього керівника такого працівника. Ваша задача, як комплаєнс-менеджера – оцінити конфлікт між особистими інтересами працівника та інтересами компанії, враховуючи наявні повноваження такого працівника.

 

Комунікація та навчання

Це, мабуть, один із основних елементів всього процесу. Особливо, якщо ви працюєте не у  банківській сфері – іноді дуже важко переконати колектив у тому, що ви є їх партнером, а не поліцейським, який тільки тим і займається, що намагається «закрутити гайки». Варто розуміти, що процес управління ситуаціями конфлікту інтересів не буде працювати ефективно без правильно сприйняття самого процесу працівниками.

Для запуску та підтримки процесу вам з точки зору комунікації необхідно:

  • Провести комунікаційну кампанію щодо впровадження процесу (це можуть бути воркшопи для працівників, відео-ролики, звернення керівників, плакати, статті на корпоративному порталі, комунікації в пошті та месенджерах тощо – в будь-якому випадку варто консультуватись щодо вибору релевантних каналів комунікації із підрозділами внутрішніх комунікацій / PR та HR)
  • Постійно демонструвати tone from the top – керівники компанії повинні не тільки наголошувати на необхідності дотримання вимог внутрішніх документів, але і своїми діями показувати відданість відповідним цінностям (проявляти нульову толерантність до порушень, не заохочувати команду досягати бізнес-результатів шляхом порушень вимог нормативних документів тощо)
  • Проводити регулярні навчання для працівників (в форматі дистанційного навчання та / або тренінгів)
  • Створити на внутрішньому порталі окремий розділ під питання комплаєнсу, в т.ч. щодо конфлікту інтересів та розмістити там усі нормативні документи, контакти комплаєнс менеджера та FAQs.

Вдала робота з персоналом – це запорука побудови ефективного процесу управління ризиками конфлікту інтересів. Саме тому, цьому елементу системи потрібно приділити особливу увагу та використати весь свій творчий потенціал – необхідно зрозуміти основні проблеми та страхи ваших працівників для того, щоб підтримувати із ними конструктивний діалог та відносини, побудовані на принципах відкритості, довіри та взаємної поваги.

 

Повідомлення про порушення

Працівники повинні мати можливість заявити про порушення процедур управління ризиками конфлікту інтересів, як і про будь-які інші порушення. Найкращий спосіб забезпечення такої можливості – впровадження лінії довіри, яка дозволяє повідомляти про порушення анонімно, оскільки у такому випадку працівники відчувають себе найбільш захищеними та більш активно заявляють про порушення. 

При цьому, щоб у працівників не склалось враження, що їх звернення ніхто не розглядає, бажано забезпечити можливість надання зворотного зв’язку, а також можливості відслідковувати статус звернення. Зрозуміло, що всі звернення повинні бути належним чином і вчасно перевірені, а за результатами перевірки повинні бути прийняті певні управлінські рішення.

 

Автор уроку: Олександр Бабіч, менеджер з питань комплаєнсу StarLightMedia

Отримайте знання від кращих експертів на ринку
Реєстрація в академії
Add "YouControl" app to your home screen
Press load -> ‘Add to Home Screen’