Повідомити про помилку або ідею
YouControl
logo youcontrol
0 800 309 077
Дзвінок безкоштовний
УКР

Зареєструйтесь і перевірте 10 компаній безкоштовно, або отримайте консультацію по номеру 0 800 309 077.

Як контролювати дебіторську заборгованість? 4 кроки уникнення фінансових негараздів для виробників і постачальників

27 березня 2018 р.

Як контролювати дебіторську заборгованість? 4 кроки уникнення фінансових негараздів для виробників і постачальників

Перед кожним комерційним і фінансовим директором час від часу постає складний вибір – відвантажувати товар в борг контрагенту чи відмовити?

 

Навіть найнадійніші партнери, з якими не раз потискали одне одному руки, зникають і перестають платити гроші через кризове становище в компанії або через зовнішні проблеми.

 

З іншого боку, переповнений склад – це також постійна втрата грошей. Ми розпитали одного з наших клієнтів, як їм вдалося подолати дебіторську заборгованість за рік, і ділимось рецептом з вами.

 

 

Крок 1. Обмежте суми заборгованості

 

Боргове навантаження компанії залежить від її фінансового здоров’я. Необхідно розрахувати індивідуально для себе, яку суму боргів ви можете собі дозволити. І обмежити дебіторську заборгованість згідно цих цифр.

 

Що можна обмежувати?

 

Загальну суму дебіторської заборгованості на компанію. Ці цифри має розрахувати фінансовий чи комерційний директор або власник компанії. Для розрахунку можуть також бути корисними поради фінансового аналітика.

 

Суму заборгованості на одного менеджера збуту / менеджера з продажу. Якщо ви платите бонуси продавцям / збуту за контракт, а не по факту потрапляння грошей на ваші рахунки, ви в зоні ризику. Визначте, на яку суму менеджер може давати дебіторку, щоб і йому було зручно працювати, і ви не отримали зайвого боржника.

 

Суму заборгованості на одного контрагента. Ваш досвід підкаже вам, які суми точно не повертають. Визначте ці суми і домовляйтеся із партнерами так: спочатку повертаємо старі борги, а потім отримуємо новий “кредит”.

 

Суму заборгованості на товарну категорію. Розподіліть дебіторське навантаження між різними товарними категоріями.

 

 

Крок 2. Перевіряйте ВСІХ контрагентів, навіть тих, хто уже повертав борги

 

Компанія із бездоганною репутацією може бути захоплена рейдерами за одну добу. Директор може втратити повноваження за рішенням суду. Тому перевіряти необхідно всі компанії – навіть ті, з якими у вас уже є досвід успішної співпраці.

 

Що перевіряти? Найважливіше – фінансовий стан компанії

 

Зверніть увагу на фінансові показники, податковий борг, судові справи, де компанія є відповідачем у боргових судах. Але цікаво також і те, хто керівник, який вид діяльності і чи часто вони змінюються, чи не зареєстрована компанія в зоні АТО, а чи в місці масової реєстрації... Чи не збанкрутіли інші компанії цих власників?

 

Всіх контрагентів, з якими ви працюєте, необхідно розділити на три групи і до кожного вжити свою стратегію перевірки.

 

Нові контрагенти – це ті, з ким ви працюєте в перше. Їх треба перевіряти на всі можливі ризики. Рекомендуємо взяти за основу наш список із 19 факторів ризику, і перевіряти за ним або розробити на його основі свій власний. Основні напрямки перевірки: добропорядність компанії, а також її фінансовий стан.

 

Повторні контрагенти – ті, хто вже купував у вас, навіть без дебіторки, або ті, хто уже купував у борг і повертав. За час, який пройшов з моменту останньої співпраці, в компанії могло багато що змінитися: новий керівник, обмеження повноважень підписанта, рейдерське захоплення компанії, її поглинання чи придбання і зміна власників, поява податкового боргу тощо.
Шахраї при захопленні компанії в першу чергу починають співпрацювати із контрагентами, з якими у компанії є історія співпраці, бо мають надію, що до компанії є довіра і пильність буде нижча.
За основу можна узяти той же алгоритм, але сфокусуватися на тому, що змінилося із останньої перевірки цього контрагента.

 

Актуальні боржники. Ваші боржники можуть потрапити під рейдерське захоплення та бути причетні до судової справи. Можлива як внутрішня, так і зовнішня криза, яка приведе до того, що компанія не зможе платити вам гроші.

 

Перевіряти боржників може юрист компанії, директор, керівник закупівель, менеджер з продажу, фінансовий директор або аналітик.

 

 

Як перевіряти? Безкоштовні і платні методи

 

Обмежений метод перевірки: відкриті реєстри вручну

Можна перевіряти компанії в ЄДР, а також збирати досьє вручну по відкритих реєстрах.
Але інформація із ЄДР не завжди актуальна і неповна.
Можна також вручну збирати досьє з усіх реєстрів. Для цього необхідний досвідчений аналітик, одне досьє займає в середньому 3 години і буде не повним.
Вручну неможливо моніторити кожного боржника що дня, а також неможливо вручну зібрати зв’язки по кожному боржнику.

 

Ми готуємо відеоінструкцію по ручній збірці досьє, реєструйтеся в системі, щоб отримати посилання на відео.

 

Швидкий метод перевірки фінансової стійкості: YouControl FinScore

Якщо на перевірку у вас є 5 хвилин, а у відділі збуту немає кваліфікованих спеціалістів з перевірки, ви можете перевіряти фінансову надійність компанії за 1 показником – FinScore в системі YouControl. Це індекс, що показує фінансову стійкість контрагента.

 

Індекс можна читати так: D — з фінансами проблема, А – з фінансами все добре. Цю оцінку видно на досьє компанії:

 

Менеджери можуть отримати від керівництва інструкцію, що компаніям із оцінкою “D”, наприклад, даємо товари тільки після перевірки фінансової надійності цієї компанії службою безпеки, юристом або директором особисто.  А от за передплатою або оплатою по факту відвантаження можна співпрацювати з ними без проблем.

 

Якщо у вас є кому перевіряти, сам модуль FinScore дає більше інформації. На вкладці “Фінанси” ви будете бачити графік:

 

Можна заглибитися в аналіз платоспроможності та інших 9 показників, на основі яких розраховується індекс FinScore:

 

Увага! FinScore не індексує  компанії, молодші ніж 3 роки, а також великі холдинги. Крім того, FinScore розрахований тільки по тих компаніях, щодо яких нам вдалось знайти фінансові дані.
Використовуючи Добову ліцензію, ви можете перевірити 25 компаній за добу, Стандартна дозволяє перевіряти кожного дня протягом року 50 компаній на день.

 

Якщо у вас немає платного доступу в YouControl, перед тим, як його купувати, скористайтеся безкоштовним тарифом OpenData. Він дозволяє побачити, чи є у системі фінансові дані щодо ваших контрагентів.

 

Дані є:

 

Даних немає:

 

FinScore доступний на “Добовій” і “Стандартній” ліцензіях YouControl, а також по API.

 

 

Перевірка в YouControl: вивчення повного досьє на компанію та її зв’язків

 

В системі YouControl ви можете отримати дані із 50 офіційних джерел, сформовані у вигляді досьє на компанію. Доступ до системи відрізняється в залежності від потреб компанії і бізнес-завдань.

 

Перевірка на безкоштовній ліцензії Open Data
На безкоштовній ліцензії Open Data ви можете перевірити дані по керівникам, податковий реєстр, судові справи і тендери. Нажаль, в цьому режимі недоступні фінансові дані і FinScore. Можливості Open Data описані в кейсі по перевірці гравця Тендеру на Open Data

Перевірка на Добовій ліцензії
На Добовій ліцензії ви можете отримати 25 повних досьє компанії: фінансові показники, зв’язки компанії з іншими юр. особами, ліцензії, зміна керівників і видів діяльності, наявність в санкційних списках.

Перевірка на Стандартній ліцензії
Річний повний доступ до YouControl дає вам можливість перевіряти 50 компаній на день. Окрім зв’язків компаній, ЗЕД і фінансових показників, ви можете поставити компанії на моніторинг, і всі важливі зміни будут приходити до вас раз на день.

Интеграція YouControl у власну облікову систему
Якщо у вас є власна облiкова система (ERP, SAP, 1C, CRM, etc.,) ви можете отримувати дані по всім постачальникам в автоматичному режимі. Наприклад, можна по кожному дилеру отримувати індекс FinScore і в залежності від цього давати товар у борг, або ні. Ви можете записатися на альфа-тестування цього продукту.
 

Крок 3. Моніторте боржників кожного дня

 

Наша унікальна розробка – моніторинг, дозволяє тримати на контролі всіх своїх боржників. Перевіряти навіть по 50 компаній щоденно чи навіть щотижнево у відкритих реєстрах дуже складно. На річній платній ліцензії YouControl можна налаштувати моніторинг – і вся важлива інформація буде приходити на електронну пошту. Ви будете знати раніше своїх контрагентів про появу боргу, зміну керівника в компанії, нову судову справу, податковий борг, комплексну податкову перевірку, потрапляння в санкції тощо.
В момент, коли у компанії з'явились проблеми, краще буде призупинити постачання товарів до тих пір, поки ви не отримаєте додаткові гарантії або пояснення, що відбувається.

 

Виглядає це приблизно так. Ключові дані можна побачити навіть з телефону по дорозі на роботу:

 

 

Крок 4. Навчіться казати “Ні” клієнтам 

 

В Україні сьогодні ефективний менеджер з продажу – це найцінніший кадр. Всі потерпають від низьких продажів і прагнуть збільшити збут. Заради великого контракту компанії готові на все: змінити умови договору, розділити платежі і навіть піти на ризик.

 

Треба гроші, і перед комерційним директором ставлять завдання “гроші зараз, будь-якою ціною”. Така політика призводить до того, що кількість дебіторської заборгованості росте. Ви ділите проблеми із вашими клієнтами, якщо у них виникають труднощі, але можете натрапити і на шахраїв.

 

Тому треба навчитися відмовлятися від поганих умов співпраці. Можливо, продавати менше, але надійніше, а для деяких партнерів взагалі ввести передплату. І відмовлятися від умов, які несуть невиправдані ризики для вашого бізнесу.

Звичайно, важко бачити, як на ваших очах надійні партнери втрачають свій бізнес. Завжди можна сісти з боржниками за стіл перемовин і знайти вихід із ситуації. Коли вони заборгують велику суму та просто поставлять вас перед фактом через банкрутство, буде вже пізно. Будьте уважні і завжди будьте на сторожі своїх інтересів!