Повідомити про помилку або ідею
YouControl
logo youcontrol
УКР
youcontrol youcontrol
0 800 309 077
Дзвінок безкоштовний
УКР

Зареєструйтесь і перевірте 10 компаній безкоштовно, або отримайте консультацію по номеру 0 800 309 077.

Відповідає адвокат: все про перевірку в закупівлях

23 листопада 2020 р.

Відповідає адвокат: все про перевірку в закупівлях

У чому різниця між compliance та due diligence? Що таке комплаєнс у закупівлях, які його етапи та чим ризикує компанія, яка не використовує процедуру? Чи потрібно це невеликим компаніям? Відповідаємо на ці питання разом з адвокатом та керуючим партнером юридичної фірми Availawle Олександром Лисим.  

 

Один з основних напрямів діяльності юридичної фірми Availawle – супровід міжнародних закупівель та надання юридичних послуг національним й іноземним компаніям при укладенні угод з нерезидентами, які поставляють продукти, товари чи послуги українському бізнесу. До адвокатів звертаються компанії, які хочуть виявити потенційні ризики та отримати гарантії, що постачальники, покупці та працівники дотримуватимуться умов, викладених у договорі. 

 

Що таке комплаєнс у закупівлях і для чого він потрібен? 

 

Простими словами, комплаєнс у закупівлях – це перевірка контрагента на відповідність правилам та стандартам компанії, а також відповідності закупівельного процесу вимогам законодавства. 

Комплаєнс в закупівлях необхідний для перевірки, в першу чергу, відповідності контрагента вимогам регулятора, який встановлює правила ведення бізнесу для компанії-замовника. Ці правила залежать від сфери бізнесу, але, в загальному, вони стосуються перевірки дотримання вимог податкового законодавства, відсутності співпраці з санкційними компаніями чи державою-агресором, корупційної діяльності та порушення трудового законодавства. 

Наприклад, якщо національним законодавством компанії заборонено співпрацювати з постачальниками, які притягувались до кримінальної відповідальності за корупційні правопорушення, то це доведеться перевірити, адже не кожен буде розповідати такі деталі. 

Перевіряти можуть: 

•  корупційні ризики;

•  можливе порушення конфлікту інтересів;

•  дотримання правил з протидії легалізації доходів, отриманих злочинним шляхом;

•  чи запровадила сторона процедури захисту інформації, обробки персональних даних, з протидії шахрайству і корупції;

•  чи встановлені етичні норми поведінки для працівників. 

Більшість з цих положень можна перевірити, ознайомившись з правилами поведінки  – "Code of Conduct" такої компанії. Якщо такий документ відсутній – потрібно буде вичитувати політики компанії по кожному з ризиків.

Потрібно розрізняти compliance та  due diligence. Комплаєнс впроваджують переважно компанії, яких регулятор зобов'язує здійснити чи утриматись від здійснення  конкретних дій. Наприклад, банки або компанії для діяльності яких потрібна ліцензія. Due diligence – не обов'язкова процедура, однак саме її потрібно проводити в закупівлях.

 

Комплаєнс – необхідність чи "данина моді"? Чи потрібно це малому та середньому бізнесу?

 

Сам термін "комплаєнс" прийшов до нас разом з західними партнерами та гармонізацією українського законодавства з європейським, але це не новинка для України. Вже майже 10 років учасники державних тендерів подають підтверджувальні документи про те, що не вчиняли корупційних правопорушень, відсутні в санкційних списках, не мають податкової заборгованості та їх участь у тендері не порушить законодавство з економічної конкуренції. 

 

У приватному секторі комплаєнс імплементує бізнес, який, як правило, здійснює ліцензійну діяльність, тобто який продає або купує товари чи послуги, обіг чи виготовлення яких врегульовано. Такі компанії зобов'язані не просто вести свою господарську діяльність в межах правового поля, а й співпрацювати лише з контрагентами, що не порушують законодавство.

 

Буває й таке, що сам надавач послуг зобов’язаний проводити комплаєнс-перевірку. Наприклад, у квітні 2020 року набув чинності новий закон і вже зовсім скоро юридичні фірми та адвокати здійснюватимуть спеціальну перевірку своїх клієнтів при наданні деяких послуг.

 

Щодо сфер бізнесу, то зараз обов’язок використовувати комплаєнс у всіх сферах відсутній, однак позитивною тенденцією є те, що все більше компаній імплементують комплаєнс при закупівлях. 

 

Кейс. Була ситуація, коли невелика ІТ-компанія орендувала за договором аутстафінгу персонал, довірившись бренду аутстафера. Однак компанія-аутстафер "забула" оформити персонал у свій штат. Через деякий час у податкової виникли запитання, як це компанія-аутстафер стільки заробляє з трьома співробітниками в штаті. За таких обставин потенційні наслідки – визнання господарської операції нереальною, блокування ПДВ, виїзна позапланова перевірка та можлива перевірка Держпраці. Всього цього вдалось уникнути, розірвавши всі стосунки з компанією-аутстафером та надавши податковій детальні пояснення з усіма підготовленими документами. Але якби до співпраці з контрагентом компанія перевірила, наприклад, накази про прийняття персоналу на роботу  – такого б не сталося.

 

Також типова помилка – підписувати угоди в редакції контрагента без їх попередньої вичитки та перевірки іншої сторони. Один наш клієнт звернувся з проблемою, що підрядник взяв аванс по договору, а зобов'язання не виконує. Ми ознайомились з договором і встановили, що його укладено не з суб’єктом бізнесу, а з незареєстрованою торговою маркою. В преамбулі замість найменування юридичної чи фізичної особи була назва вебсторінки бренду. З реальних даних в договорі був лише банківський рахунок. І це був рахунок фізичної особи, а не суб’єкта підприємницької діяльності. Історія завершилась позитивно, але довелось писати звернення до низки установ і тепер клієнт перевіряє, з ким він має справу, і використовує власні шаблони договорів.  

 

Які є ризики в закупівлях?

 

Існує безліч ризиків у закупівлях, і вони залежать від сфери бізнесу, характеру угоди та предмету закупівлі. Саме комплаєнс-ризики залежать від регуляторних обмежень. Наприклад, українське санкційне законодавство забороняє закуповувати деяке програмне забезпечення у компаній, які співпрацюють із країною-агресором. На українському ринку навчились частково обходити такі обмеження, і для того, щоб встановити санкційні продукти – проводиться комплаєнс перевірка. 

 

Актуально: 25-26 листопада YouControl разом з партнерами проводить Конференцію Клубу Закупівельників. Обговорюватимуть ризики під час закупівель. Встигніть зареєструватись, адже кількість місць обмежена! 

 

Також є ризик укласти угоду з компанією, що співпрацює з контрагентами з міжнародних санкційних списків. Не зважаючи на те, що бізнес не укладав прямого договору з санкційною особою – його також можуть притягнути до відповідальності за участь в каналі поставки. Часто під гарячу руку попадають компанії, які представлені на американському ринку.  Навіть у випадку використання американських технологій при наданні послуг підсанкційним компаніям доведеться понервувати під час розслідування відділу контролю за зовнішніми інвестиціями, а потім ще й сплатити штраф. 

 

Щодо компаній, які працюють лише на українському ринку, то їм, як мінімум, потрібно перевірити податкову заборгованість та правоздатність партнера. 

 

Чи є якийсь "must-have" перевірки?

 

Мінімум, який необхідно перевірити: 

•  відповідність КВЕДів фактичній діяльності; 

•  податковий статус;

•  чи знаходиться особа в Єдиному державному реєстрі осіб, які вчинили корупційні або пов’язані з корупцією правопорушення;

•  наявність і предмет судових спорів.

Також не завадить перевірити історію юридичних змін, адже є ризик зустрітися з компанією, яка видає себе за стійку, благонадійну, а фактично купили її вчора. І добре, якщо по ній сплачені податки і подавалась звітність, а якщо ні – є ризик мати справу з податковою. Таке часто відбувається в малому бізнесі. 

Чим більший бізнес – тим більше ризиків при закупівлі і  тим більше потрібно перевіряти. 

 

З чого і на якому етапі потрібно починати перевірку?

 

Перевірку потрібно проводити перед підписанням договору – на етапі вибору підрядника. 

Починати потрібно з перевірки правоздатності учасника – чи зареєстрований він в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань. 

Наступний крок - перевірка, чи є в підписанта повноваження на вчинення юридичних дій від імені компанії-контрагента. Наприклад, довіреність від фізичної особи-підприємця повинна бути засвідчена в нотаріальній формі. 

Перевіряйте також наявність та відповідність КВЕДів предмету закупівлі, які підтверджують, що учасник має право виконувати конкретний вид діяльності та, якщо встановлено законодавством – наявність чинної ліцензії або дозволів.

Саме в українських реаліях більшість ризиків залежить від податкової історії. Буває, що компанія довго співпрацює з контрагентом, а потім отримує запит з податкової надати документи стосовно співпраці з конкретним контрагентом. Такий запит може прийти через підозру у відмиванні коштів, наприклад. 

Реакція на такий запит буває різна. Хтось обирає ігнорувати податкову – це привід для позапланової перевірки. Хтось хоче знищити документи, які, між іншим, потрібно зберігати по 3+ роки. 

Якщо учасник є платником єдиного податку – перевірити, чи може він виконувати роботи або продавати товари в межах видів діяльності, що дозволені платникам єдиного податку.

Подальші дії – це перевірка корупційних ризиків, порушення конфлікту інтересів, порушення правил з протидії легалізації доходів, отриманих злочинним шляхом.

Інші дії з перевірки залежать від умов "хто", "що" і у "кого" купує. Точно можна сказати, що одного універсального набору дій притримуватись важко, адже завжди є деталі, які краще врахувати, ніж проігнорувати. Саме деталі можуть вплинути на кінцевий результат успішної реалізації проєкту.  

 

Яка судова практика у сфері закупівель?

 

Це залежить від того, чи якісно прописаний договір з контрагентом. Однак 80% спорів вирішуються на досудовому етапі, адже стороні, яка програє суд, доведеться компенсувати юридичні і судові витрати. А замовнику не цікаво чекати компенсації та штрафів по 6 місяців. 

 

В цілому, ті компанії, що не впроваджують комплаєнс, витрачають ресурси й час на розв'язання проблем. Збитки від співпраці з проблемним чи ризиковим контрагентом можуть виникнути в бізнесі будь-якого розміру, однак їх можна зменшити, знайшовши слабкі сторони контрагента до укладення угоди. Можливо, комплаєнс не потрібен мікробізнесу, але бізнес, який розвивається і хоче довго протриматися на ринку повинен перевіряти своїх партнерів. 

 

Зареєструватися на Конференцію Клубу Закупівельників.

 

Перевірити контрагента.

Додайте застосунок «Youcontrol» на головний екран
Натисніть load -> ‘Додати на початковий екран’