Повідомити про помилку або ідею
YouControl
logo youcontrol
УКР
youcontrol youcontrol
0 800 309 077
Дзвінок безкоштовний
УКР

Зареєструйтесь і перевірте 10 компаній безкоштовно, або отримайте консультацію по номеру 0 800 309 077.

Цифровізація, ВВП і ЕДО: де зв'язок?

27 жовтня 2020 р.

Цифровізація, ВВП і ЕДО: де зв'язок?

Успішна цифровізація покращує продуктивність праці на 55% і скорочує час виходу на ринок на 40%. Керівник відділу фінансів YouControl Марія Савченко розповіла про вигоду цифрової трансформації бізнесу та що може стати її початком.

 

У зв'язку з безпрецедентною невизначеністю, викликаною COVID-19, бізнес зіткнувся новими викликами. Далися взнаки слабкі сторони бізнес-процесів, падіння попиту, зниження продуктивності.

У такі часи важливо підвищувати результативність та готувати команду до функціонування в мінливому світі.

 

Найбільшим драйвером зростання і водночас викликом стає цифрова трансформація бізнесу.

Це підтверджується дослідженням PwC, згідно з яким, 81% фінансових керівників вважають стримування зростання витрат одним з найважливіших заходів у ситуації, що склалася. 56% респондентів розглядають можливість відстрочки або скасування запланованих інвестицій.

При цьому фінансові директори з більшою ймовірністю скоротять загальні капітальні вкладення (82%), але не витрати на R&D (14%), цифрову трансформацію (11%) і кібербезпеку (3%).

 

 

Україна йде в ногу зі світовими тенденціями: ВВП країни в другому кварталі 2020 року скоротився на 11,4% в порівнянні з другим кварталом 2019 року. ЄБРР прогнозує скорочення ВВП на 5,5% у 2020 році.

 

Цифрова трансформація — не тільки електронний документообіг

 

Цифрова трансформація — набагато ширший процес, ніж впровадження нових технологій. Вона веде за собою зміну бізнес-моделі, структури компанії, формування нових навичок і процесів. Це органічно супроводжують і стимулюють нові технології.

 

За даними McKinsey, тільки 16% організацій, які впроваджують цифрову трансформацію, заявили про зростання продуктивності. При цьому на кону чималий виграш — вдала цифровізація покращує продуктивність праці на 55% і скорочує час виходу на ринок на 40%.

 

Впровадження подібних змін у функціях, пов'язаних з ринком і клієнтами, показує найбільшу результативність.

 

На старті найменш ризиковим рішенням буде почати зміни з бек-офісу: фінанси, управління персоналом. Фінансова функція в компанії часто найбільш зріла в цифровому форматі. Вона супроводжується системами обліку і стандартизованими методиками, людьми з навичками роботи.

 

При цьому для компаній залишається відкритим питання використання електронного документообігу (ЕДО). Гостроти ситуації додають нові обставини, в яких опинився бізнес: з одного боку — дистанційна робота і карантин, з іншого — прагнення мінімізувати витрати.

 

Діджиталізуйся або ...

 

Зважаючи на розвиток цифрової економіки та мобільність співробітників цифровізація бізнес-процесів, в тому числі ЕДО, — питання часу.

 

У 2019 Кабмін затвердив "Концепцію розвитку цифрової економіки й суспільства". Згідно з документом, розвиток цифрової економіки полягає в створенні ринкових стимулів, мотивацій, попиту і формуванні потреб по використанню цифрових технологій, продуктів і послуг серед бізнесу для ефективності та конкурентоспроможності. А у вересні Кабмін представив "Стратегію цифрової трансформації соціальної сфери".

Тобто тема цифровізації набирає популярності та рухається разом з держполітикою. Органи влади обирають шлях цифровізації — бізнесу доведеться приймати умови гри, щоб не втратити результативність і конкурентоспроможність.

 

До того ж в законі "Про електронні документи та документообіг" зазначено, що електронний документ з реквізитами ЕЦП вважається оригіналом. Юридична сила такого документа не заперечується, його можна використовувати в суді, надавати податковій під час перевірок. Паперова копія не потрібна.

 

Співробітники стали більш мобільними. Робота з будь-якої точки світу — звичний формат співробітництва, а робота з планшетів і смартфонів скасовує потребу взаємодіяти зі стаціонарною технікою в офлайн-офісі.

Ми скануємо документи з телефону, пишемо тексти в Google Docs з планшета і обмінюємося файлами на ходу в громадському транспорті. Підходи працівників до виконання повсякденних робочих справ вже змінилися.

 

Збільшення обсягів інформації вимагає вміння аналізувати, приймати рішення швидше. Автоматизація та цифровізація монотонних процесів звільняє час і місце для ідей, нових рішень і інших занять.

 

Робота по-старому — біль

 

Залишаючись на стороні традиційного підходу роботи з документами, бізнес втрачає в порівнянні з цифровими методами роботи.

 

Довше підписуємо документи — довше отримуємо гроші. Підписали не ту версію документа — витрачаємо час на перероблення. Довго оформляємо — йде час. Тривалий обмін документами — це затримка процесів: для виставлення паперового рахунку і його оплати потрібно один-два робочих дня.

 

Вигода впровадження ЕДО: як порахувати

 

Щоб зрозуміти вигоду бізнесу від електронного документообігу, необхідно проаналізувати дані. Набір інформації в кожному випадку буде індивідуальний — в залежності від компанії.

 

Можна порахувати витрати на кур'єрів і поштові послуги, час співробітників на підготовку, узгодження, обробку і повторне погодження паперів, підтримка офлайн-архіву документів, якщо компанія велика, витрати на адміністративну організацію документообігу (папір, принтери).

 

Заощадив — вважай, заробив.

 

ЕДО — це стрес-тест готовності компанії до цифрової трансформації, з впровадженням якого бізнес отримає ряд переваг.

 

•  Економія на відправленнях, бо вартість систем ЕДО невелика. Є системи, що надають безкоштовний функціонал, здатний закрити потреби малого та середнього бізнесу в обміні документами.

•  Мобільність команди й менеджменту. У співробітників буде доступ до роботи з документами 24/7 з будь-якої точки світу.

•  Безпека зберігання документів під паролем і за допомогою інструментів конфіденційності.

•  Зберігання без друкованих форм документів. Можна робити резервні копії бази в будь-якій кількості.

•  Позитивно впливає на бренд. Приємніше працювати з контрагентом, коли процеси організовані швидко і легко.

 

Почніть зараз

 

Щоб допомогти нашим клієнтам бути максимально ефективними на шляху впровадження ЕДО, YouControl і Вчасно приготували можливість використовувати його переваги.

Підписуйте документи з YouControl через Вчасно та отримуйте бонуси:

 

•  навчання з комплаєнсу;

•  ліцензія YouControl на 1 місяць;

•  професійний тариф Вчасно на 3 місяці.

 

Заповнюйте заявку, щоб приєднатися!

Додайте застосунок «Youcontrol» на головний екран
Натисніть load -> ‘Додати на початковий екран’